Polityka prywatności

Niniejsza Polityka prywatności opisuje zasady przetwarzania danych osobowych użytkowników platformy INTEVO (SaaS) oraz osób korzystających z jej funkcjonalności, w tym tworzenia i podpisywania protokołów technicznych, a także osób korzystających z formularzy w serwisie intevo.pl: formularza kontaktowego, formularza wyceny sklepu internetowego i formularza wstępnej oceny procesu.

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest INTEVO Sp. z o.o. (dalej: „Administrator”). Dane kontaktowe Administratora udostępniane są w serwisie w zakładce Kontakt oraz w Regulaminie.

2. Jakie dane przetwarzamy

• adres e-mail i dane konta (np. identyfikator, ustawienia)
• dane identyfikacyjne organizacji:
  • dla osoby prywatnej: imię i nazwisko
  • dla firmy: nazwa firmy oraz NIP
• dane wprowadzane do protokołów (treść, zdjęcia, podpisy)
• dane przesłane w formularzu wstępnej oceny procesu (szczegóły w punkcie 4) oraz w formularzu kontaktowym i formularzu wyceny sklepu (szczegóły w punkcie 5)
• dane techniczne (adres IP, data i godzina, urządzenie, logi zdarzeń)

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania (RODO)

• świadczenie usług drogą elektroniczną i obsługa konta – art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy)
• obowiązki prawne (np. rachunkowość, rozliczenia) – art. 6 ust. 1 lit. c RODO
• bezpieczeństwo i zapobieganie nadużyciom – art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes)
• marketing własny (np. informacja o usłudze, komunikacja) – art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes)
• jeśli stosowane są narzędzia analityczne/marketingowe wymagające zgody (cookies) – art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda)

4. Formularz wstępnej oceny procesu

Na stronie Wstępna ocena procesu możesz opisać proces w swojej firmie, aby otrzymać od nas wstępną ocenę, co warto w nim zautomatyzować.

Jakie dane zbieramy w formularzu

• imię i nazwisko, służbowy adres e-mail, nazwa firmy
• opcjonalnie: numer telefonu, rola w firmie, przedział wielkości firmy
• opis procesu, obecny problem, używane narzędzia, częstotliwość procesu oraz oczekiwany efekt (część tych pól jest opcjonalna)
• informację o zaznaczeniu wymaganego pola „Proszę o kontakt w sprawie przesłanego zgłoszenia” oraz o tym, czy wyrażono opcjonalną zgodę opisaną poniżej
• adres podstrony, z której wysłano zgłoszenie – wyłącznie ścieżkę adresu (np. /audyt-procesow), bez parametrów i fragmentów adresu – oraz czas wysłania

Prosimy, aby w opisie procesu nie umieszczać danych osobowych innych osób ani informacji, których nie chcesz nam przekazywać.

Wymagane pole „Proszę o kontakt…” oznacza prośbę o odpowiedź na przesłane zgłoszenie. Nie jest to zgoda w rozumieniu RODO – podstawy prawne przetwarzania wskazujemy poniżej.

Cele i podstawy prawne

• obsługa przesłanego zgłoszenia, odpowiedź na nie oraz rozmowa o opisanym procesie – art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania podejmowane na Twoje żądanie przed ewentualnym zawarciem umowy) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes Administratora polegający na odpowiadaniu na zapytania i prowadzeniu związanej z nimi korespondencji)
• ochrona formularza przed nadużyciami (np. ograniczenie liczby zgłoszeń z jednego adresu IP) – art. 6 ust. 1 lit. f RODO

Zgłoszenie jest przekazywane pocztą elektroniczną na adres kontaktowy INTEVO, a informacja o wysłanej wiadomości wraz z treścią zgłoszenia jest zapisywana w systemie INTEVO, abyśmy mogli obsłużyć zgłoszenie i prowadzić korespondencję.

Opcjonalna zgoda na zbiorcze analizy

W formularzu znajduje się osobne, domyślnie niezaznaczone pole zgody na wykorzystanie informacji o opisanym procesie w zbiorczych analizach. Ta zgoda jest dobrowolna, niezależna od wymaganego pola „Proszę o kontakt…” i nie jest warunkiem otrzymania odpowiedzi. Tylko jeżeli ją wyrazisz, możemy wykorzystywać informacje o procesie w zbiorczych analizach – wyłącznie po usunięciu danych osobowych oraz danych pozwalających wskazać Twoją firmę, a wyniki prezentujemy tylko w formie zbiorczej. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda). Zgodę możesz w każdej chwili wycofać, pisząc na adres kontaktowy wskazany w serwisie.

5. Formularz kontaktowy i formularz wyceny sklepu

Formularz kontaktowy na stronie głównej oraz formularz wyceny na stronie o tworzeniu sklepów internetowych służą do przesłania zapytania do INTEVO.

Jakie dane zbieramy w formularzu

• imię i nazwisko oraz adres e-mail
• opcjonalnie: nazwę firmy, numer telefonu i temat zapytania
• treść wiadomości
• w formularzu wyceny sklepu: nazwę firmy (pole wymagane) oraz opcjonalnie etap projektu, obecną platformę sklepu i potrzebne integracje – te trzy informacje dołączamy do treści wiadomości, a temat zapytania jest ustawiany automatycznie
• informację o zaznaczeniu wymaganego pola „Proszę o kontakt w sprawie przesłanego zapytania”
• adres podstrony, z której wysłano zapytanie – wyłącznie ścieżkę adresu (np. /tworzenie-sklepow-internetowych), bez parametrów i fragmentów adresu – oraz czas wysłania

Wymagane pole „Proszę o kontakt…” oznacza prośbę o odpowiedź na przesłane zapytanie. Nie jest to zgoda w rozumieniu RODO – podstawy prawne przetwarzania wskazujemy poniżej.

Cele i podstawy prawne

• obsługa zapytania i odpowiedź na nie – art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania podejmowane na Twoje żądanie przed ewentualnym zawarciem umowy) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes Administratora polegający na odpowiadaniu na zapytania i prowadzeniu związanej z nimi korespondencji)
• ochrona formularza przed nadużyciami (np. ograniczenie liczby zgłoszeń z jednego adresu IP) – art. 6 ust. 1 lit. f RODO

Zapytanie jest przekazywane pocztą elektroniczną na adres kontaktowy INTEVO, a informacja o wysłanej wiadomości wraz z treścią zapytania jest zapisywana w systemie INTEVO, abyśmy mogli obsłużyć zapytanie i prowadzić korespondencję. Adres podstrony pozwala nam ustalić, której usługi dotyczy zapytanie.

6. Odbiorcy danych

Odbiorcami danych mogą być dostawcy usług, z których korzystamy przy prowadzeniu serwisu i aplikacji. Obecnie są to w szczególności:

• Hetzner Online GmbH (Niemcy) – serwery, na których działa serwis i aplikacja, oraz serwer poczty wychodzącej, przez który wysyłane są wiadomości z formularzy
• Google – skrzynka pocztowa INTEVO w usłudze Google Workspace, do której trafiają wiadomości z formularzy, oraz Google Analytics i Google Tag Manager (wyłącznie po wyrażeniu zgody na analitykę, zob. punkt 11)
• Stripe – obsługa płatności w aplikacji
• inni dostawcy infrastruktury IT, jeżeli są potrzebni do działania serwisu lub aplikacji

Dostawcy ci przetwarzają dane na zlecenie Administratora, a operator płatności może w zakresie określonym we własnych zasadach działać także jako odrębny administrator. Administrator dobiera dostawców z należytą starannością i zawiera odpowiednie umowy powierzenia (jeżeli są wymagane).

7. Przekazywanie danych poza EOG

Serwery i serwer poczty wychodzącej (Hetzner) znajdują się w Europejskim Obszarze Gospodarczym. Korzystanie z usług Google (Google Workspace, Google Analytics, Google Tag Manager) oraz Stripe może wiązać się z przekazaniem danych poza EOG, w szczególności do USA. W takim przypadku podstawą przekazania jest decyzja Komisji Europejskiej stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony danych (EU-U.S. Data Privacy Framework) – w odniesieniu do odbiorców objętych tym programem – albo standardowe klauzule umowne (SCC) zatwierdzone przez Komisję Europejską. Informacje o stosowanych zabezpieczeniach możesz uzyskać, kontaktując się z Administratorem.

8. Okres przechowywania danych

• przez czas trwania umowy (posiadania konta) oraz rozliczeń
• przez okres wymagany przepisami prawa (np. dokumentacja księgowa)
• do czasu przedawnienia roszczeń
• w przypadku danych przetwarzanych na podstawie zgody – do momentu jej wycofania
• dane z formularza wstępnej oceny procesu, formularza kontaktowego i formularza wyceny sklepu – przez czas potrzebny do obsługi zgłoszenia lub zapytania i prowadzenia związanej z nim korespondencji. Jeżeli prowadzi ono do współpracy – zgodnie z zasadami dotyczącymi umowy. Jeżeli nie prowadzi do współpracy – nie dłużej niż 12 miesięcy od ostatniej istotnej korespondencji w danej sprawie, chyba że dalsze przechowywanie jest uzasadnione, np. w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń (wtedy do czasu ich przedawnienia lub zakończenia sprawy). Wcześniej usuwamy dane po skutecznym wniesieniu sprzeciwu. Zgłoszenia i zapytania okresowo przeglądamy i usuwamy z systemu INTEVO oraz ze skrzynki pocztowej po upływie tego okresu.

9. Prawa osoby, której dane dotyczą

Masz prawo do:

• dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia
• ograniczenia przetwarzania
• przenoszenia danych
• wniesienia sprzeciwu (gdy podstawą jest uzasadniony interes)
• wycofania zgody (gdy podstawą jest zgoda) – bez wpływu na legalność przed wycofaniem
• wniesienia skargi do Prezesa UODO

10. Bezpieczeństwo

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne adekwatne do ryzyka, m.in. kontrolę dostępu, szyfrowanie transmisji (HTTPS), monitoring, logowanie zdarzeń oraz kopie zapasowe.

11. Cookies i analityka

Mechanizmy niezbędne

Do działania serwisu używamy pamięci przeglądarki (localStorage i sessionStorage), m.in. aby utrzymać zalogowanie w aplikacji, zapamiętać wybraną organizację i wersje robocze protokołów, przekazać wyniki kalkulatora kosztu procesu do formularza wstępnej oceny procesu (tylko na czas otwartej karty) oraz zapamiętać Twoją decyzję dotyczącą analityki. Po upływie ważności zapisanej decyzji zapytamy ponownie. Tych mechanizmów nie można wyłączyć w ustawieniach prywatności, bo bez nich serwis nie działałby poprawnie.

Analityka (opcjonalna)

Za Twoją zgodą korzystamy z Google Analytics 4 uruchamianego przez Google Tag Manager (dostawca: Google). Pomaga nam to zrozumieć, jak korzystasz ze strony, oraz mierzyć korzystanie z kalkulatora kosztu procesu oraz skuteczne wysłanie formularza wstępnej oceny procesu, formularza kontaktowego i formularza wyceny sklepu – wyłącznie sam fakt wysłania, rodzaj formularza oraz to, czy zgłoszenie przyszło z kalkulatora, bez danych wpisanych w formularz. Mierzymy także wybrane zdarzenia techniczne, np. zalogowanie czy utworzenie lub zatwierdzenie protokołu, bez danych wpisywanych w formularze i bez treści protokołów.

• Dopóki nie wyrazisz zgody, skrypt Google Tag Manager nie jest ładowany i żadne dane nie są wysyłane do Google Analytics.
• Po wyrażeniu zgody Google Analytics może zapisać w przeglądarce pliki cookies _ga oraz _ga_*.
• Nie korzystamy z reklam Google ani z personalizacji reklam.
• Analityka nie jest uruchamiana w aplikacji dostępnej pod adresem app.intevo.pl.
• Odmowa zgody nie ogranicza korzystania ze strony.

Zmiana decyzji i wycofanie zgody

Decyzję możesz zmienić w każdej chwili przez „Ustawienia prywatności” w stopce strony lub tutaj: Ustawienia prywatności. Po wycofaniu zgody analityka przestaje działać, a pliki cookies _ga i _ga_* są usuwane z Twojej przeglądarki.

12. Kontakt

W sprawach ochrony danych osobowych możesz skontaktować się z Administratorem poprzez dane kontaktowe wskazane w serwisie.

13. Zmiany Polityki

Polityka prywatności może być aktualizowana, np. w razie zmian funkcjonalnych lub prawnych. Aktualna wersja jest publikowana w serwisie.